Доклад: Въздействие на коронавируса върху екипната работа

Какво беше въздействието на коронавируса върху екипната работа? С декларацията на Световната здравна организация, коронавирусната болест COVID-19 стана глобална пандемия на 11 март 2020 г. Имаше различни ограничения, но това, което промени живота на работниците, беше ограничението за пътуване от дома до офиса. Това генерира същността на дистанционната работа и определи бъдещето на офиса чрез хибридни модели.

Новите тенденции за дистанционна работа, сътрудничество и баланс между работа и личен живот в епохата на COVID-19

Този доклад ще обсъди въздействието на коронавируса върху екипната работа и различните тенденции, които се появяват в резултат на дистанционната работа.

Основни изводи:

• Дистанционната работа е видяла голямо увеличение по целия свят, като икономики като САЩ, Канада, Япония и Обединеното кралство водят.
• Що се отнася до дистанционната работа, заинтересованите страни имат смесени мнения. Докато повечето работодатели успешно управляват прехода, те са по-малко склонни да продължат с тенденцията за пълна дистанционна работа.
• Докато работниците оценяват гъвкавостта на графика, предлагана в дистанционната работа, те са предпазливи да не пропуснат ресурсите, които са изключителни за офис средата.
• Докато екипната работа и сътрудничеството се поддържат чрез цифрови продукти, не всяка компания е успешна и има нужда да се учи от тези, които водят промяната.
• Статистиките за баланса между работа и личен живот също показаха смесени тенденции сред работниците.
• Хибридният модел е популярен сред мнозинството заинтересовани страни и може да се разглежда като норма в пост-COVID света.

Коронавирус и дистанционна работа

Дистанционната работа беше термин, използван основно от работници в цифровата сфера, които не бяха обвързани с традиционната офис среда. Концепцията стана по-широка, обхващаща стотици други сектори след COVID-19.

COVID-19 наложи дистанционната работа като единствена опция, ако хората искаха да спасят живота си. Само в САЩ процентът на дистанционните работници се увеличи от 17 на 44, които работят от дома 5 дни или повече на седмица.

Според Бюрото по трудова статистика на САЩ, делът на случайните дистанционни работници също нарасна, който беше само 25% през 2018-2019.

Тенденции на дистанционната работа в САЩ преди и след COVID-19 (Statista)

Икономики извън САЩ

С COVID-19 светът спря. Както САЩ, много напреднали икономики също внедриха дистанционна работа, за да намалят разпространението на COVID-19.

Япония

Япония е една от тези икономики, които не само внедриха дистанционна работа и я поддържаха, но също така решиха бъдещето на дистанционната работа до известна степен. До юни 2020 г. 56.4% от бизнес предприятията в Япония преминаха на домашен офис. Сред тях 35.4% напълно внедриха дистанционна работа в Япония.

Обединеното кралство

Обединеното кралство също видя увеличение на дистанционната работа. Преди COVID-19 само 9% от възрастните работеха от дома. С пандемията, числото нарасна до 69% от тези, които работят 5 дни или по-малко от дома. Числата също показват, че огромен брой, почти две трети, нямат намерение да напуснат дистанционната работа или да се върнат обратно на офис работа.

Канада

Настроенията относно дистанционната работа в Канада не са различни. Според проучване, проведено сред канадските служители през 2021 г., много малко служители желаят да се върнат напълно на работа в офиса, след като пандемията COVID-19 приключи. Само девет процента от канадските служители заявиха, че са готови да работят всички часове извън дома. Най-голямата група работници (40.8 процента) предпочитат да работят половината часове у дома и половината извън дома. От друга страна, около 15 процента от дистанционните работници искат да работят всички часове у дома след пандемията от коронавирус.

Настоящето и бъдещето на дистанционната работа (Мнения на заинтересованите страни)

Много експерименти за приемане на дистанционна работа се провалиха в миналото. Въпреки това, по време на COVID-19, това беше ситуация на живот и смърт. Независимо дали заинтересованите страни са за или против дистанционната работа, те не са имали много контрол. Следователно много експерти виждат условията на дистанционната работа по време на COVID-19 като възможност да променят работната среда веднъж завинаги.

69% от дистанционните работници, анкетирани през 2014 г., показаха по-малко отсъствия от редовните офис работници, находка, обещаваща за тези, които са в полза на дистанционната работа.

Въпреки това, статистиките показват смесена реакция, когато става въпрос за дистанционната работа. Firmbee взеха предвид различни аспекти на дистанционната работа и откриха следните тенденции:

Проучване от PWC показа, че през юни 2020 г. 73% от ръководителите успешно преминаха към дистанционната работна среда, докато през декември 2020 г. процентът нарасна до 83%. Сред тях, над половината (52%) казват, че средната производителност е нараснала, докато работниците преминаха към дистанционни работни рутини.

Когато става въпрос за пълния преход към дистанционна работа след пандемията, цифрите не са толкова обещаващи от страна на работодателите и служителите. Само 13% от ръководителите се съгласиха да се откажат напълно от офис средата след пандемията.

Що се отнася до работниците, 13% са в полза на дистанционната работа, докато за 87% офис средата е съществена за тяхното учене и развитие.

Друго важно съображение, което определя служителите за или против дистанционната работа, е техният опит. Най-малко опитните работници се чувстват по-малко продуктивни по време на дистанционната работа и имат нужда от офис среда, за да учат и се ангажират.

Комуникация в екипа

PWC предостави информация относно целта на офиса и установи, че работниците разделят целта на офиса на четири секции:

• Офисът помага за увеличаване на производителността на персонала
• Той предоставя ефективно пространство за взаимодействие с клиентите
• Офисът позволява на персонала да работи в сътрудничество
• Той също така осигурява поддържане на корпоративната култура и ценности

Всички тези измерения са важни. За да постигнат тези цели, офис служителите създават ефективни екипи и работят в единство, за да постигнат ефективност в работата. С пандемията, това сътрудничество и екипна работа преминаха към цифрови средства, и много прозрения бяха предоставени относно положителните развития, екипната работа и други трудности, които се появиха при работа от разстояние.

Негативни развития

Социализация и сътрудничество като екип

Социализацията е важен аспект на офис средата. Тази социализация е необходима за изграждане на значими работни отношения и учене на нови неща чрез опитите на другите. Докато работят дистанционно, работниците видяха голяма промяна в социализацията. Разбира се, не е възможно да се осъществи лице в лице взаимодействие, докато работят 9-5 работни места и задачите са разделени, за да бъдат завършени поотделно. Следователно, 63% от работниците се оплакаха от по-малко сътрудничество и призоваха работодателите си да намерят нови начини за екипна работа и сътрудничество и да увеличат социализацията.

Култура на екипа

Културата на екипа се поддържа от служителите в зависимост от задачите, които им се възлагат. Въпреки че дистанционната работа става норма, работниците не са доволни от начина, по който компаниите игнорират стойността на екипната култура. Без истинска мотивация не е възможно да се развие това, което е желано като екип. Цифрите също показаха, че 35% от компаниите, които приеха култура на дистанционна работа, не успяха да проведат събитие за насърчаване на виртуалната екипна култура. С по-малко подкрепа от работодателите, служителите са на милостта на усилията си да направят колкото могат.

Положителни развития

Наличност на висшето ръководство

Това рядко е възможно в офис средата, където управляващите директори са единственият мост между служителите и ръководството. По време на COVID-19, повечето мениджъри все още са в офиса, докато висшето ръководство удобно се ангажира с тези, които работят на различни нива. 52% от служителите оцениха това развитие, което поддържа йерархичната структура в контакт, използвайки цифрови средства.

Комуникационни технологии

Най-важното развитие, което идва с COVID, е широкото използване на комуникационни технологии. Microsoft и Zoom остават на върха, помагайки на образователния и бизнес сектора. 26% от компаниите предоставиха повече достъп до технологични ресурси на служителите и помогнаха в предоставянето на начини за комуникация и насърчаване на екипната работа.

Баланс между работа и личен живот

Дистанционната работа донесе много промени в живота на работниците. От една страна, има доказателства за висока производителност и нисък стрес, от друга страна, има усещане за увеличена самота и лошо сътрудничество. Но се очаква голямо изменение в баланса между работа и личен живот.

Ситуация преди COVID-19

Над 50% от служителите остават недоволни от баланса между работа и личен живот и се оплакват от липса на внимание от своите компании, пропуснати важни събития и намаление на мотивацията и морала им.

Ситуация по време на COVID-19

Повече от 50% съобщават, че балансът между работа и личен живот се влошава, като 68% се оплакват, че трябва да работят по-дълго по време на COVID-19. Алтернативно, другите 50% вярват, че балансът между работа и личен живот се е подобрил с дистанционната работа поради гъвкавостта на графика, без пътуване и прекарване на повече време с семействата си.

Решения

По време на COVID-19 е естествено да се намерят решения, които са осъществими и практически възможни. Компаниите използват много цифрови продукти, за да постигнат целите, зададени в офис среда. Те трябва да бъдат приети от тези, които срещат трудности в развитието на екипната работа.

Уеб-конференции с Skype

Skype вече е познато и добре развито приложение, което помогна в прехода от офис към домашна среда. Въпреки това, повечето от функциите му се използват по време на COVID-19, като анкети/гласуване, функция за въпроси/отговори и дъска за рисуване. Компаниите разработиха бързо ръководство за приемане на уеб-конференции с Skype, за да работят ефективно. Компанията показа 70% увеличение на потребителите си в рамките на един месец след пандемията.

Microsoft Teams и сътрудничество

Добра система за управление на проекти и екипно сътрудничество като Firmbee може да помогне за управление на всички проблеми на фирмата дистанционно. Тя предлага предимствата на инструмент за екипно сътрудничество, като разпределение на задачи или проследяване на времето. Но магията се случва, когато използвате всички нейни функции: бюджетиране, финанси и управление на фактури, набиране на персонал, CRM и много други. Благодарение на факта, че е силно персонализируема, почти всякакъв вид компания може да намери своя начин на използване, за да увеличи производителността, организира задачите и овладее колективното знание.

Бумът на ZOOM

ZOOM стана познато име по време на пандемията. То беше в употреба преди, но ограничено до няколко сектора. С COVID-19 компаниите намериха съществуващите решения недостатъчни, за да ангажират служителите си. ZOOM беше избран да обслужва екипи, състоящи се от до 500 души. Следователно, той е полезен не само за гласуване, дъска за рисуване или чат стаи, но и за провеждане на мащабно онлайн събитие. Приложението е видяло 485% увеличение на клиентите с пандемията.

Други софтуерни решения

MURAL предлага функции за работилници и лаборатории, за да репликира тези дейности с напреднали цифрови функции. Неговите функции включват дъски за рисуване, лепкави бележки, шаблони, инструменти за управление на времето и ресурси за гласуване. Неговите потребители също достигнаха милиони след пандемията. Друг софтуер MIRO помага на работниците да създават истории, дъски с настроения, виртуални идеи, изследвания и дизайн, мозъчна атака, диаграми и карти, за да подкрепят гъвкавия работен процес.

Хибриден работен модел

Въпреки че хората са принудени да работят дистанционно, пълният преход към работа от дома не става реалност. Повечето офис работници не искат да отидат в офиса и са готови да продължат да работят от дома. Освен това 12% подчертават, че офис средата е съществена за работата. Въпреки това, третата категория (72%) предпочита да използва хибриден работен модел, за да поддържа среден път и с надеждата да не загуби ценната офис среда, както и комфорта на дома.

Предимства на хибридния модел

Увеличението на производителността по време на COVID-19 е положително развитие за привържениците на дистанционната работа. Въпреки това, работниците и работодателите заедно определиха определени области, където офис средата става съществена. По-долу е кратка идея за трудностите, свързани с дистанционната работа.

Дори в комфорта на дома, такива трудности правят взаимодействията и усилията за сътрудничество чрез цифрови средства безполезни. Тези трудности също се преведоха на липса на значими социални отношения, сложност в напредналите задачи и намаление на психичното здраве и благосъстояние.

Като се вземат предвид тези факти, организациите предлагат хибриден модел, при който задачите са балансирани между работа дистанционно и работа в офис.

Съображението е също така полезно за тези, които работят в сектори, където дистанционната работа не е възможна, като транспорт и хотелиерство (60%) и техният живот зависи от тези, които ходят на ежедневни офис работи (40%).

Разпределеното или хибридно работно място ще използва дом, офис и сателитен офис, за да предостави избор на своите работници и да балансира нуждите в офиса и извън офиса.

Източници:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times