Виртуални интеграционни събития и фирмени мероприятия. Как да ги планираме и проведем?

Периодът на локдауните обаче ни показа, че различни събития – като интеграционни партита, конференции или обучения – могат да се провеждат онлайн. В много отношения планирането на такова събитие е подобно на работата по стационарно, но изисква да се вземат предвид няколко допълнителни фактора. По-долу описваме 4 основни стъпки, които задължително трябва да предприемете, за да реализирате интеграционни събития в тази форма.

Определяне на целта, целевата група и бюджета за интеграционни събития

Изграждане на отношения между служителите, празнуване на успеха на компанията, установяване на нови бизнес контакти? Преди да започнете каквито и да било действия в рамките на организацията, определено трябва да уточните каква цел си поставяте, което ще определи преди всичко кой ще участва (възраст, интереси, позиции). По различен начин трябва да се подходи към планирането на събитие за служителите (най-често под формата на интеграционно парти), а по различен, когато искаме да се срещнем с клиенти, контрагенти или бизнес партньори.

Следващата стъпка е да се замислите какъв бюджет имате на разположение. Въпреки че онлайн корпоративните събития не са толкова скъпи, колкото традиционните, те все пак могат да изискват определени разходи (например за платформа, награди за участниците, възнаграждение за гостите – в зависимост от планираните атракции).

Изпробвайте Firmbee безплатно!

Избор на подходящ инструмент

След като определите горепосочените въпроси, можете да преминете към следващата стъпка, а именно да изберете подходяща платформа за провеждане на интеграционно събитие или друго събитие. Това изисква анализ на наличните опции (между такива като Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting или специализирани платформи за организиране на виртуални събития като Hopin или Remo). След това трябва да вземете решение дали да използвате инструмент, който служи ежедневно като комуникатор за служителите, или да се насочите към ново решение.

Струва си да изберете такова решение, което осигурява високо качество на изображението и звука, а също така позволява взаимодействие между участниците, но най-вече ще бъде подготвено да се справи с по-голямо натоварване (например 100 или повече души наведнъж).

Разработване на програмата на интеграционното събитие

Следващата стъпка, която трябва да предприемете, е разработването на атрактивен за участниците план на събитието. В зависимост от вида, който изберете (интеграционно парти, мрежова среща с партньори и т.н.), е добре да подберете подходящи атракции, като например:

• презентации и работилници, които ще разширят знанията и ще укрепят уменията,
• игри и забавления, които представляват отличен начин за изграждане на отношения по време на развлекателни дейности,
• конкурси и викторини с възможност за проверка на знанията и уменията (най-добре с времеви елемент и състезание между участниците и с награди в края, за да се увеличи ангажираността),
• креативни работилници (в този случай обаче не забравяйте, че ще трябва да осигурите необходимото оборудване на участниците в домовете им).

Провеждане на събитието

Преди самото виртуално интеграционно парти или друго корпоративно събитие, уверете се, че като организатор имате подходяща техническа инфраструктура, включително стабилна интернет връзка и компютърно оборудване (слушалки, говорител, работеща камера и т.н.). Организирайте и технически репетиции, за да избегнете потенциални проблеми. В деня на събитието не забравяйте в самото начало да приветствате участниците и да им представите целта на срещата, да използвате различни форми на активност и да правите редовни почивки (можете да им осигурите напитки и закуски, платени от компанията). Ключът към успешното виртуално събитие е ангажираността на участниците, стремежът към постигане на целите и гъвкавостта в адаптирането към променящите се обстоятелства – стремете се да се грижите за това през цялото събитие.

Интеграционни събития и други корпоративни събития онлайн – обобщение

При подходяща организация интеграционното парти или друго корпоративно събитие под формата на онлайн могат да бъдат също толкова атрактивни и ефективни, колкото стационарните, въпреки че без съмнение изискват различен подход, особено по отношение на повишаването на креативността при планирането на атракции. Те обаче са свързани с по-малко работа и следователно с необходимостта от ангажиране на ресурси в по-малка степен.

Без значение обаче дали планирате събитие онлайн или офлайн, можете да улесните изпълнението на всички задачи, като използвате програмата за управление на проекти Firmbee. Именно в нея с помощта на канбан дъски ще разпределите всички задачи, ще създадете списъци със задачи, ще определите приоритети, за да следите изпълнението (а с това и бюджета) и да обменяте информация с други хора, имайки всичко най-важно на едно място.

Ако харесвате съдържанието, което създаваме, проверете също: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.