Как да подобрим процеса на фактуриране? 8 страхотни идеи за по-добро фактуриране

Знаете ли как да подобрите процеса на фактуриране? Трябва ли да бъде толкова времеемък и трудоемък? Процесът на фактуриране изглежда труден, особено ако нямате предишен опит с темата. Въпреки това, оказва се, че целият процес може да бъде значително улеснен от инструментите, които позволяват независимото издаване на фактури. Благодарение на такива инструменти печелите повече време, а още по-важно, ускорявате процесите на финансовите потоци. Как можете да подобрите процеса на фактуриране? За да разберете, прочетете статията и използвайте разработения от нас контролен списък.

Как да подобрим процеса на фактуриране? – съдържание:

1. Определете собствените си условия
2. Съберете цялата информация
3. Издайте фактура след завършване на работата
4. Използвайте готови шаблони
5. Коригирайте възможни грешки
6. Автоматизирайте процеса на фактуриране
7. Следете сроковете за плащане
8. Използвайте приложение за оптимизиране на процеса на фактуриране

Определете собствените си условия

Може да ви изненада, но дори и малкото усилие, положено по време на стъпката за изпращане на оферти на клиенти, може значително да улесни процеса на фактуриране. Как е възможно? Ясното и прозрачно представяне на финансовите въпроси от самото начало помага да се избегнат ненужни недоразумения по-късно. Клиентът трябва да знае точно колко и кога трябва да плати в момента на приемане на вашата оферта.

Решете дали ще правите разплатите си на база отработени часове или на база на целия проект и уточнете срока за плащане. Ако предоставяте отстъпки за по-ранни плащания, трябва да информирате клиентите си в началото. Уведомете клиентите си за лихвите за закъснели плащания. Уведомете ги, кога е вашият ден за издаване на фактури. Колкото повече информация за плащанията ще бъде налична в началото на сътрудничеството, толкова по-малко съмнения ще има клиентът по време на плащането.

Не забравяйте да запазите писмената форма на всички уговорки. Всяка писмена форма, дори имейл или съобщение от моментален мессенджър, е достатъчна. Какво, ако сте забравили да уточните условията си – просто го направете преди да издадете фактурата си. По този начин ще избегнете ненужни въпроси след изпращането на фактурата. Обясняването на всички недоразумения отнема време, което означава, че може да получите плащането си само след като обсъдите всички свързани въпроси.

Съберете цялата информация

Преди да издадете фактура, проверете дали имате цялата информация, необходима за този процес. Има информация, която трябва да бъде включена във всяка фактура. Няма елемент, който да липсва. Ще ви е необходима:

• Име и фамилия на клиента (името на компанията е по желание)
• Адрес на клиента (както физически, така и имейл)
• Телефонен номер на клиента (не е задължителен, но улеснява контакта)
• Данъчен идентификационен номер на клиента
• Избрана метод на плащане
• Дата на издаване на фактурата
• Сума на фактурата
• Описание на позицията във фактурата
• Други важни информации за клиента

С такъв набор от информация, вече събран, процесът на фактуриране не би трябвало да отнема много време. Защо е полезно да съберете цялата информация преди процеса на фактуриране? Когато имате цялата информация под ръка, не е нужно да я търсите по време на фактурирането, което означава, че можете да останете в потока.

Издайте фактура след завършване на работата

Веднага след като работата ви е свършена, все още помните всички детайли на поръчката. Знаете точно какво е било в поръчките или в споразумението. Това ще ви позволи да създадете точно описание във фактурата. Дори ако имате много добра памет, не е добра идея да отлагате процеса на фактуриране за по-късно.

Фактурирането трябва да бъде бързо, в противен случай клиентът може да помисли, че не очаквате бързо плащане. Освен това, всяко забавяне с фактурирането може да направи целия процес по-труден поради натрупването на документи – ще трябва да прекарате целия ден в обработка на тях.

Обработването на документи на текуща база не само позволява равномерно разпределение на работното натоварване, но намалява риска от пропускане на фактура. Електронните фактури са по-добри по много начини – можете да ги издавате по всяко време, дори през уикенда, и веднага да ги изпратите на електронната поща на вашия контрагент. Хартиените версии на фактурите трябва да бъдат разпечатани и изпратени като писма по традиционната поща в работен ден.

Използвайте готови шаблони

Някои от процесите са повтарящи се. Обработката на фактури е един от тях. Формата на фактурите е определена в закона, затова повечето от елементите на фактурата остават непроменени. Вместо да мислите за елементите на вашите фактури, използвайте готови шаблони.

Всеки готов шаблон на фактура трябва да съдържа място за всички необходими детайли – нищо не може да бъде загубено. Просто попълнете празните места и вашата фактура е готова. На този етап от процеса, вашата база данни с необходимите детайли ще бъде особено полезна. Обикновено шаблонът може да бъде настроен на характера на вашата дейност. Има много видове шаблони, от които можете да избирате. Някои от тях са много традиционни и официални, други показват интересен дизайн или формата им е фокусирана върху прозрачността. За да настроите шаблона на собствените си нужди, можете да добавите логото на вашата компания или да използвате цветове, свързани с вашата марка.

Коригирайте възможни грешки

Използването на шаблони ви позволява да избегнете повечето от възможните грешки. Шаблоните обикновено включват всички необходими елементи на фактурата. Въпреки това, грешки могат да се появят по всяко време. Преди да изпратите документа на клиента, проверете го внимателно и не забравяйте да сравните фактурата си с поръчката или споразумението. По-добре е да проверите всички детайли преди да изпратите фактурата на клиента, вместо да правите коригиращи фактури, което води до по-дълго чакане за плащане.

Автоматизирайте процеса на фактуриране

Повечето операции могат да бъдат извършени с помощта на компютърен софтуер. Компютърът може да помогне и с обработката на фактури. Можете да създадете собствена база данни на клиенти – трябва да въведете данните в системата само веднъж, за да можете да ги използвате отново и отново. Добър софтуер за фактуриране помага да се избегнат грешки по време на процеса на фактуриране.

Автоматизацията на процеса на фактуриране е особено полезна за повтарящи се фактури. Защо? Имате същите данни на клиента, сумата и описанието, всичко, което трябва да направите, е да зададете датата или честотата на плащанията и програмата ще свърши останалото. Още по-лесно е в случая на електронни фактури – софтуерът може да издаде и изпрати фактура на клиента. Това е огромно подобрение в обработката на фактури.

Следете сроковете за плащане

Процесът на фактуриране включва не само издаването на фактура и изпращането ѝ на клиента, но и осигуряването на плащането в срок. Това е последното действие в целия процес на фактуриране, но все пак не е най-малко важно. Много е полезно да следите всички срокове за плащане на текуща база.

Понякога след датата на плащане все още нямате пари в сметката си. Можете да изпратите нежно напомняне на клиента – тактът и учтивостта са много важни тук. Клиентът има право да плати в последния момент и дори леко закъснение не може да бъде причина за строго порицание. По-добре е да поддържате добри отношения с клиентите, дори ако трябва да утвърдите интересите си.

Използвайте приложение за оптимизиране на процеса на фактуриране

За да оптимизирате процеса на фактуриране, използвайте приложение за фактуриране – то помага да се спазват всички изброени по-горе политики. Обикновено приложението има функционалности като готови шаблони, база данни на клиенти и модул за адресиране.

Приложението за фактуриране помага да се избегнат числови грешки благодарение на автоматизацията на изчисленията. Допълнителните функционалности позволяват повтарящо се фактуриране, изпращане на напомняния и мониторинг на статусите на плащанията или дори изпращане на искания за плащане на длъжници.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на работливите пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.