Очаквания за проекта и как да ги изпълним

Задачата да се реализира проект носи голяма отговорност. Независимо дали работите като ръководител на проект или фрийлансър, трябва да отговорите на няколко определени и високи очаквания за проекта. В много случаи, поради липсата на подходяща комуникация, тези изисквания се разбират погрешно и се интерпретират неправилно. Екипът губи морал, тъй като времето се използва за намаляване на хаоса в проекта, вместо да се движи напред. Как да направим проектът да отговаря на всички очаквания? В днешната статия бихме искали да ви предоставим някои насоки, които, когато бъдат приложени на практика, ще гарантират, че вашият проект ще бъде реализиран безупречно и с лекота.

Очаквания за проекта – съдържание:

1. Очаквания за проекта – защо често водят до разочарование
2. 5 елемента на управлението на очакванията за проекта:
3. За бъдещето

Очаквания за проекта – защо често водят до разочарование

Вероятно ви се е случвало клиентът ви да не е доволен от резултата от работата ви. Постоянно се чудите защо вашите визии не съвпадат и до каква степен това прави цялата програма неясна. Когато най-накрая разберете, е твърде късно, понякога дори по-лошо – целият проект е прекратен. Все пак, вие се чудите – какво не е наред? Отговорът в този случай почти винаги е комуникация и правилно изразяване на очакванията на двете страни. За щастие, има начин да се предотвратят такива бедствия.

Очакванията не са нищо повече от силни убеждения, че нещо, което имаме предвид, има определен вид, форма, материя и т.н., и че нещата ще се случат по начина, по който си представяме. Тези въпроси често са трудни за точно определяне, което може да бъде проблематично, особено от бизнес гледна точка. Това също така замъглява както целите на проекта, така и начините за измерване на успеха му.

Освен това, проблемът може да бъде липсата на определени приоритети и времеви рамки за дадена задача или прекалено голямо внимание към грешните етапи. В крайна сметка, с което оставаме, е загубено време, нисък морал и намалена работна ефективност. Такъв организационен хаос води до липса на ангажираност в екипа, но по-важното е, че причинява сериозна загуба на доверие между клиента и екипа от хора, работещи по даден проект, включително вас.

5 елемента на управлението на очакванията за проекта:

Както виждате, правилното управление на очакванията може да ви помогне да избегнете много ненужни проблеми и да водите през целия процес на реализиране на проекта от начало до край, както клиентът е предвидил. Има 5 основни елемента на управлението на очакванията за проекта:

1. Планиране на проекта

Често се случва страните, заинтересовани от проекта, да имат определена готова визия дори преди да създадат проекта за даденото начинание. Поради тази причина е добра идея да включите клиента още в началната фаза, т.е. планирането. Заедно с клиента и сътрудниците определете обхвата на дейностите, приоритетите и целите, идентифицирайте отношенията между задачите. Ако нещо не е ясно – не се колебайте да питате. Също така не забравяйте да формулирате план за оценка на рисковете, за да имате изход в случай на непредвидени обстоятелства.

Очакванията на двете страни не винаги могат да съвпадат – този метод ще изясни всички предположения за даден проект и ще ангажира целия екип повече.

2. Изпълнение на проекта

Планирането на проекта е важно, но не толкова решаващо, колкото неговото изпълнение. За да направите това, трябва да провеждате срещи с клиента и екипа, за да определите как да изпълните и наблюдавате развитието на вашето начинание.

Когато се срещате с екипа си, уверете се, че всеки разбира своята роля и знае какво трябва да прави. Определете ролите, задачите, времето, което ще бъде изразходвано за тях, план за комуникация и начин за отчитане на етапите. Най-добре е, ако веднага включите KPI, както и следващите насрочени срещи, когато ще направите актуализация.

Комуникацията е съществена на този етап – погрижете се за нея, например, като въведете подходяща платформа за комуникация. Firmbee е един от тези типове инструменти, който, освен възможността да комуникирате със сътрудниците, има много други функции, полезни в управлението на проекти и работа. Това е една от малкото платформи за управление на проекти, благодарение на които няма нужда да интегрирате няколко програми и така наречената техническа умора спира да ни притеснява.

3. Комуникация

Както виждате, основната част от ефективния работен процес, а следователно и отговорността за изпълнението на очакванията, се отнася до способността да комуникирате ясно. Това трябва да се има предвид през всички етапи на проекта, за да се избегнат ненужни недоразумения и, следователно, загуба на време и мотивация.

Над всичко, използвайте прост и ясен език, такъв, който всеки разбира. Не трябва да има неясноти или съмнения. Освен това е най-добре да обобщавате всички срещи с бърза обратна връзка.

Можете също така да създадете комуникационен план, който включва:

• метода на комуникация (имейли, съобщения, комуникационни инструменти),
• честота на комуникация,
• определен човек, отговорен за конкретна задача,
• оценка на рисковете и потенциални проблеми с комуникацията.

Това ще гарантира, че участниците знаят какво да очакват и че дори най-лошите сценарии са следствие, а не неприятна изненада. Скриването на лоши новини няма да помогне и може да доведе до загуба на доверие и ангажираност в екипа.

4. Обещавайте по-малко и доставяйте повече

В буквален смисъл, обещавайте по-малко означава да намалите обещанията си в началото на начинанието, а обратно, доставяйте повече означава да надминете очакванията при доставката му.

Не е трудно да се увлечете от вълнението и да обещаете нещо в началото на процеса на планиране, което с времето и след като ентусиазмът е охладен, може да се окаже трудно или дори невъзможно за изпълнение. Тъй като заровете е хвърлен и не можете да го върнете, какво тогава? Вероятно малко стрес напред. Трикът е да не позволите тази ситуация да се случи изобщо. Как?

Трябва да предложим малко по-малко, отколкото можем да доставим. По този начин клиентът се чувства удовлетворен, когато проектът приключи и успяхме да надминем неговите очаквания. В случай на непредвидени проблемни обстоятелства, които отнемат част от плана, клиентът все още е доволен, тъй като се надяваме, че успяхме да спазим обещанието си. Въпреки това, за да останем спокойни през целия процес, трябва да определим целите и етапите възможно най-реалистично, за да калибрираме нашата стратегия за обещаване по-малко и доставяне повече.

5. Лични очаквания

Хората не могат да четат мисли. Те няма да предположат какво имаме предвид, да предполагат или предвиждат, ако не изразим нещата ясно и изрично. Така стигаме до последния, но не по-малко значим елемент – изразяване на нашите очаквания. Прозрачността и яснотата на нашите намерения, действия и очаквания позволяват на нашите колеги и потенциални клиенти да разберат и визуализират цялостната картина на проекта, който предприемаме.

За бъдещето

Очакванията са неразривна част от нашия живот, включително и от професионалния му аспект. Проактивното управление на тях може да оптимизира работния процес и да доведе до по-ангажиран екип, удовлетворени клиенти и в крайна сметка, личен успех! Имайте това предвид, когато работите по проектите си и опитайте да приложите тези няколко принципа на практика – ще видите разликата за нула време.

Прочетете: Какви нови умения за управление на проекти трябва да притежавате през 2021 и 2022 година.

Ако искате да останете на свързани, присъединете се към нашата Facebook общност.