Правило от 2 минути за увеличаване на продуктивността ви

Списъкът с задачи обикновено съдържа относително прости работи за вършене, но комбинацията от множество задания понякога създава препятствия, които е трудно да се преодолеят. Знаете как е да се чувствате претоварени, когато дори типична задача като написването на имейл, уговорка или поръчка на стоки е извън вашите възможности. Ако имате проблеми с постоянно нарастващ списък от задачи и виждате, че отлагането става проблем, опитайте правилото за 2 минути.

Правило за 2 минути – съдържание:

1. Какво е правило за 2 минути?
2. Малки проекти, разделени на малки стъпки
3. Правило за 2 минути в практика
4. Правило за 2 минути за комуникация
5. Ползите от правилото за 2 минути
6. Правило за 2 минути и изграждане на навици
7. Блокове от време
8. Резюме

Какво е правило за 2 минути?

Правилото за 2 минути е метод за ефективно използване на времето, който е описан в книгата на Дейвид Алън, озаглавена: Как да свършим работата. То е една от компонентите на неговата методология, но е достатъчно просто, за да може да бъде приложено без предварителна подготовка. Простотата е в основата на феномена на този метод.

Може би в началото методът ще изглежда твърде прост. Факт е, че, въпреки външния вид, малките задачи, а не огромните проекти, могат да отвлекат вниманието и да направят невъзможно фокусирането. Въвеждането на това правило може да ви помогне да практикувате извършването на неща веднага. Благодарение на това задачите няма да се натрупват в списъка и да създават купчини от невероятни размери.

Проста задача, извършена веднага, не изразходва много от нашата енергия, но може да увеличи нивото на удовлетворение, което всяка завършена и отметната задача носи. Освен това, освобождава умовете ни от мисли и позволява фокусиране върху важни проекти.

Ако започнете да отлагате тези малки, прости задачи и ги отлагате, може да достигнете до момента, в който ще има твърде много от тях за вършене, и дори може да започнете да се чувствате притеснени преди дори да опитате да ги направите. Решението на този проблем е лесно. Извършвайте всички прости, малки задачи веднага.

Струва си да запомните, че самият автор подчертава гъвкавостта на този метод. 2 минути не означават непременно, че трябва да измервате задачите с таймер в ръка. 2-те минути, необходими за задача, са да ви напомнят, че много прости задачи могат да отнемат само няколко минути. Няма разлика дали са 2 или 5 минути.

Малки проекти, разделени на малки стъпки

Правилото за 2 минути може да се използва по много начини. Има много информация за използването на правилото за извършване на кратки и прости задачи, като написване на имейли и телефонни обаждания, но правилото може да се приложи и за по-амбициозни проекти. Как? Всеки огромен проект може да бъде разделен на по-малки стъпки. Благодарение на това, изискващият, плашещ проект, се променя в списък от конкретни, осезаеми и прости задачи за вършене. Такава модификация може да ви помогне да започнете проекта без чувството на претоварване.

Правило за 2 минути в практика

Независимо дали прекарвате деня си в офиса или у дома, вашият ден е списък от задачи за вършене. По-долу представяме няколко примера на дейности, на които може да се приложи правилото за 2 минути. Това са само примери, но те могат да помогнат за идентифицирането на вашите ежедневни задачи.

Някои задачи се отлагат по различни причини. Тези дейности не могат да бъдат избегнати в дългосрочен план. Рано или късно някой ще трябва да ги свърши. По-добре е да ги направите веднага. Една от тези задачи е миенето на чинии. И е по-добре да се измият чиниите веднага след хранене. Същото важи и за изнасянето на боклука, разходката на кучето или извършването на други прости домакински задължения. Правилото за 2 минути ще ви помогне да спестите време и да освободите енергията, необходима за по-важни задания.

Правило за 2 минути за комуникация

Когато по време на работата си получавате имейл, обикновено имате навика да го отворите и прочетете веднага. След това това е всичко, което правите, защото си напомняте за важната, текуща задача и решавате да отговорите по-късно. Няма по-добро време от сега, затова, ако знаете съдържанието на имейла и сте прекарали времето си, за да го прочетете – отговорете веднага. Не чакайте, особено ако съобщението е лесно и не изисква никакво по-голямо усилие.

Благодарение на това, ще бъдете сигурни, че няма да забравите за него. Подобна ситуация е и с телефонните обаждания и съобщенията, които трябва да предадете на колегите си. Въвеждането на това правило е страхотно решение за хора, които не обичат да говорят по телефона. Отлагането и прокрастинацията никога не помагат. По-добре е да се свършват нещата веднага.

Ползите от правилото за 2 минути

Много техники имат същата цел – по-добро управление на времето. Най-голямата полза от правилото за 2 минути е фактът, че не е включена система. Не е нужно да се подготвяте, не е нужно да притежавате никаква система или приложение. Правилото е просто – действайте веднага.

Една задача от 2 минути не е проблем, но целият списък от малки задачи създава чувство на тежест, което е трудно да се преодолее. Освен това, през деня списъците стават все по-дълги с всички нови задания, дейности и задължения. Това изсмуква енергията и пречи на фокусирането.

Използването на правилото за 2 минути не само намалява нивата на стрес, но и увеличава удовлетворението. Изпълнението дори на най-простата задача ви дава чувство за контрол и носи енергията, необходима за изпълнението на друга задача.

Правило за 2 минути и изграждане на навици

Използването на метода не само помага да се формира навик за извършване на дейността веднага, но може да бъде и добър метод за въвеждане на нови, ефективни навици. Има моменти, когато искаме да направим нещо за себе си: да започнем нов курс по език, да въведем рутина за четене на книги или да започнем да тренираме, но изглежда, че нямаме достатъчно време за това.

2 минути, отделени на ден, не звучи зле, нали? Може би е добър старт за започване на ново пътуване и изграждане на нов навик. Може да се окаже, че с времето ще удължите времето за новата си практика, но правилото за 2 минути е тук, за да ви помогне да напреднете в началото и да преодолеете прокрастинацията.

Блокове от време

Кратка задача, която отнема само 2 минути, обикновено е лесна за изпълнение. Те могат да отнемат много от времето ви, ако има много от тях. Какво, ако има огромен, важен проект, който трябва да бъде завършен навреме и изисква вашето специално внимание? Не всички ваши дейности могат да бъдат разделени на малки части или стъпки.

Някои задължения изискват дълбок фокус и концентрация. Ако се занимавате с такъв проект, опитайте да блокирате времето си. Блокирането на времето ви позволява да се концентрирате върху една задача за цялата продължителност на определеното време. Не спирайте да работите, докато работата не е завършена. Повтарящите се прекъсвания в процеса намаляват способността за концентрация и правят работата ви по-малко ефективна.

Резюме

Правилото за 2 минути е полезно, когато работите по дейности, които изискват много концентрация и фокус. Вместо да се опитвате да направите всичко наведнъж, правилото насърчава хората да го разделят на по-малки части, което може да им помогне да свършат повече за по-кратко време. Това правило може да се приложи към всяка задача или дейност, която трябва да извършите.

Например, ако имате много имейли за написване, би било по-добре да започнете с имейли, които изискват по-малко време и усилия. По този начин няма да се уморите и в крайна сметка да отлагате по-трудните задачи по-късно. Правилото за 2 минути е хак за продуктивност, който може да се използва, за да се уверите, че не губите време за задачи, които не е нужно да правите. То е инструмент за самоконтрол.

Ако харесвате нашето съдържание, присъединете се към нашата общност на заети пчели в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.